Ирационални хора и рационалните екипи

Източник: Harvard Business Review
business-operations
Когато повечето организации и предприятия организират нови работни процеси, допускането е, че хората от екипа ще дадат най- доброто от себе си, за да се подобри производителността на екипа. Или с други думи, очакването е хората да действат РАЦИОНАЛНО. Но в повечето случаи това не става, и хората действат ИРАЦИОНАЛНО.
Убедителни доказателства от изследвания в областта на психологията и поведението на хората в икономически условия показват ясно, че действията на хората са далеч от рационалността. Например, ние хората системно подценяваме сроковете на изпълнение на задачите (така наречената „заблуда на планирането“), и забавяме отново и отново това изпълнение извън сроковете (тенденцията на „отлагането“).
Ето и действителен случай за проблемите на ирационалност на хората. Едно предприятие- за сложно производствено оборудване за производството на електроника, условно наречено „Ексотек“, се сблъсва със сериозно закъснение при разработване на своите проекти. Тъй като пазарът става все по- конкурентен и клиентите по- взискателни, мениджърите на „Ексотек“ са приложили система за подобряване на своя продукт чрез по- строго насрещно планиране, добре дефиниран процес, ясни етапи на отчитане на работата по проектите, взаимозаменяеми екипи със силни лидери, и строги отчети на резултатите от проекта. В тази си организационна дейност „Ексотек“ са приложили научените поуки от забавянето на проекти.
Като част от тези усилия, компанията решава да приложи нови средства (инструменти, tools) за управление на проекти, за да се постигне високо ниво на производителност при работата по един нов проект, който се е състоял от хардуерна и софтуерна част. Екипът за хардуер е работил и преди по подобен проект, и възприема тези средства за управление като полезни. Ръководството на компанията решава, че и софтуерният екип също ще възприеме тези средства. Определени са точни срокове и графици, основани на внимателен анализ на критичните моменти, и внимателно се е проследявало развитието на проекта с използването на уеб- базиран план- график. Така се е предоставяля ежедневно актуализирана информация за напредъка по проекта, и са се получавали ранни предупреждения за възможните закъснения. И на двата екипа- за хардуер, и за софтуер, е било проведено задълбочено обучение как да се прилагат тези средства за подобряване на производителността на проекта. Екипите са били подпомагани от специални координатори по проекта, които са събирали съответната информация, извършвали са анализите, и са ги предоставяли на екипите по време на седмичните срещи.
Резултатите? Проектът се е осъществил успешно за разработката на хардуера, и средствата за управление на проекта са свършили работа, така както е очаквало. Но резултатите са били съвсем различни за софтуерната част. В действителност, разработването на софтуера е започнало със закъснение от самото начало, и това никога не е било наваксано. Софтуерът е бил завършен 6 месеца след графика, което е довело до закъснение в доставката на първите готови системи.
Това, което озадачава в резултатите на „Ексотек“ е, че въведените средства за управление на проекта са били предназначени да осигуряват информация за ранно предупреждаване относно възникването на проблеми, което да помогне на екипа да реагира на тези проблеми и да намали или дори да премахне забавянето. Но тези средства за управление на проекта не са помогнали на софтуерния екип. ПРИЧИНИТЕ: Членовете на софтуерния екип са били прекалено самоуверени в своята способност да завършат проектът навреме и са ПРЕНЕГРЕГВАЛИ информацията, която е постъпвала от средствата за управление на проекта, че екипът изостава.
И това съвсем не е изолиран случай.
Ето 3 възможни решения за справяне с нерационалното човешко поведение:
1.Подготовка (обучение, възпитание, трениране) на членовете на екипа.
В много случаи, изучаването на нашите собствени ИРАЦИОНАЛНОСТИ може да ни помогне да разберем защо правим грешки при взимането на решение, и да се опитаме да ги поправим. Членовете на софтуерния екип на „Ексотек“ са можели да използват средствата за управление на проекта, ако бяха разбрали психологическата тенденция хората да се противопоставят на промяната, дори когато промяната ще доведе до по- добра производителност, и ако на тях им беше обяснено всичко това предварително, както и ако беше извършено обучение с тях на тази тема.
2.Насърчаване на изказването на особените мнения
За съжаление, дори ако някой е наясно с тенденциите в своето поведение, това не е достатъчно за тяхното преодоляване. Затова може да се насърчава изказването на особени мнения. Така чрез поощряване на отделните личности да споделят с останалите кое ги възпира или предизвиква, се създават условия за намаляване на тяхнато самоувереност, противодейства се на естественото нежелание да приемат промените, и се преодоляват и други тенденции, които нарушават екипната ефективност.
3.Да се променя процеса, а не хората.
При тълкуването на света около нас, ние често надценяваме нашето собствено въздействие, и подценяваме ролята на условията на заобикалящата ни среда. Но тези условия могат значително да повлияят на поведението ни и да компенсират нашата ирационалност. Така че друг начин да се компенсира или сведе до минимум въздействието на ИРАЦИОНАЛНОТО човешко поведение е да се оценяват условията на заобикалящата среда, или да се променят процесите. Например, Майкрософт се опитват да коригират прекалено оптимистичните прогнози на отделните софтуерни разработчици, чрез определяне на правила относно необходимо буферно време, което да се добави към проектите.
Взети заедно, тези три стратегии може да помогнат за въвеждане на инструменти и процеси, с които да се противопоставите на ирационално човешко поведение и да подобрите производителността на екипа.
ЗАБЕЛЕЖКА: Освен средства за управление на проектите, един способен и разумен проджект мениджър ще е идеалното решение за разрешаване на проблемите на ирационалността.
Автор: Francesca Gino, и интересни коментари от оригинала на статията

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

Comments

comments

Powered by Facebook Comments

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.

Powered by WordPress | Designed by: Alex Web Design